Archive for maart, 2009

Artikel in Trouw over papierloos werken

25 maart stond er in Trouw een leuk artikel “Het papierloze kantoor is veiliger, sneller en groener” over de voortgang in het papierloos werken bij de grotere organisaties. Ondanks de langzame start zie je dat steeds meer organisaties de weg naar het papierloze tijdperk weten te vinden.

De kredietcrisis kan hierbij een belangrijke katalysator zijn omdat hierdoor kosten besparen en duurzaam ondernemen hoog op de agenda staan.

Ik had nog even contact met Maaike Bezemer van Trouw om een aantal van de ontwikkelingen toe te lichten.

Niveau elektronische handtekening afgekeurd in rechtzaak

Bijgaand een uitspraak van een rechter in Amerika, waarbij het niveau van de elektronische handtekening niet wordt goedgekeurd en daarmee geen rechtsgeldige handtekening is gerealiseerd.

In deze casus ging het om een medewerker die een elektronische handtekening had geplaatst op een intern document op basis van een gebruikersnaam/ wachtwoord dat uitgegeven was door het bedrijf van de medewerker.

Bij het vaststellen van het niveau van de elektronische handtekening kijkt de rechter naar de betrouwbaarheid van het proces van identificatie. In dit geval is het proces van identificatie het uitreiken van een interne gebruikersnaam en wachtwoord aan de medewerker. De rechter vond dat het bedrijf niet genoeg maatregelen had getroffen om de intranet wachtwoorden af te schermen en alleen de geautoriseerde medewerker toegang te geven. Ook systeembeheerders hadden immers de handtekening kunnen plaatsen.

Bij het realiseren van de elektronische handtekening is het belangrijk om het proces van identificatie zo betrouwbaar mogelijk in te richten.

Ik denk dat er nog veel van dergelijke zaken zullen volgen in de toekomst.

Crisis is stimulans voor papierloos werken

Door de crisis zijn veel organisaties gedwongen om anders te gaan werken en kosten te besparen.

Samen met het personeel vinden brainstormsessies plaats hoe en met welke projecten de crisis te bezweren. Zo ook de coalitie.

In veel gevallen staat het thema “papierloos” hoog op de agenda.

Projecten die het gebruik van papier in een waardeketen beperken zijn waardevolle projecten aangezien ze vaak:
– Voordeel en gemak opleveren voor de gebruikers
– Op de korte termijn kosten kunnen besparen (Verzendkosten, personeel, snellere verwerking, opslag)
– Ze maatschappelijk verantwoord zijn en bijdragen aan innovatie.

Het vrijgeven van de mogelijkheid voor elektronisch factureren is hier een voorbeeld van, maar tal van organisaties gaan bijvoorbeeld contracten en orders elektronisch verwerken.

Om voor 100% papierloos te werken is het wel vaak van belang om ook de papieren handtekening te vervangen door een elektronische handtekening.