Archive for the 'Elektronisch Factureren' Category

Elektronisch factureren en digitale identiteit krijgen steun van economische zaken

Het Kabinet trekt extra middelen uit (15,5 mln euro) om te zorgen dat bedrijven hun zaken makkelijker kunnen regelen met de overheid door slimme ICT-toepassingen. Dat maakt staatssecretaris Heemskerk van Economische Zaken vandaag bekend in een speech over zijn ICT-beleid op het jaarcongres van ECP.nl.

Heemskerk staat in zijn speech ook stil bij het zogenaamd elektronisch factureren. Eerder dit jaar trok de staatssecretaris Marco Pastors aan als ambassadeur e-factureren om het elektronisch versturen aan en verwerken van rekeningen door de overheid een zetje te geven. Volgens Heemskerk ontvangt de overheid jaarlijks tien miljoen facturen. Daarvan wordt nu slechts 0,3 procent geheel elektronisch verwerkt. Heemskerk wil dat in 2010 zeker één op de tien facturen digitaal binnenkomt en digitaal wordt verwerkt. Dat betekent een besparing die kan oplopen van enkele euro’s tot 30 euro per factuur. “En het is ook winst voor het milieu”, aldus Heemskerk. “Als alle bedrijven in Europa voortaan elektronisch factureren, spaart dat zo’n 40 duizend voetbalvelden aan bomen.

Onder meer de Belastingdienst, het ministerie van Defensie, het UWV en een aantal gemeentes doen al mee met e-factureren. Onder leiding van Pastors wordt volgens Heemskerk nu gewerkt aan een set afspraken tussen overheid en bedrijfsleven  om e-factureren een verdere zet in de rug  te geven en waarmee voor bedrijven duidelijk is met welke standaard men bij de overheid terecht kan. Ook moeten de afspraken koud water vrees bij overheidsorganisaties wegnemen. “De voordelen voor het milieu en voor onze portemonnee zijn te groot om te laten liggen, dus ik roep overheidsorganisaties, net zo goed als bedrijven, op om mee te doen met e-Factureren “, aldus Heemskerk. De afspraken worden binnenkort vastgelegd in een convenant.Meer informatie over het programma Slim Geregeld Goed Verbonden (SGGV) is te vinden op http://www.sggv.nl/.

FactuurCongres 2008

Het Factuurcongres 2008 richt zich op gebruikers, dienstverleners en anderen die betrokken zijn bij of nieuwsgierig zijn naar de ontwikkelingen en de mogelijkheden op het gebied van elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking.

Het Factuurcongres 2008 richt zich ook op degenen die met elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking hun concurrentiepositie kunnen verstevigen, hun dienstverlening willen verbeteren en besparingen willen realiseren.

Het Factuurcongres 2008 richt zich op de volgende doelgroep:
– financieel directeur, manager en financieel specialist
– hoofd (financiële) administratie, hoofd informatie & administratie
– IT-directeur, IT manager, hoofd IT
– beleidsmaker
– controller, accountant
– hoofd facturering & incasso
– manager eBusiness, manager eBilling of eInvoicing
– hoofd informatievoorziening, hoofd automatisering
– directeur betalingsverkeer
– hoofd internal audit, audit manager

Elektronisch factureren en belastingdienst richtlijnen

Op de website van de belastingdienst is een duidelijk stukje te lezen over de eisen die worden gesteld aan het versturen van elektronische facturen. In essentie is het belangrijkste verschil dat voor buitenlandse facturatie vaak de aanvullende eis van een gekwalificeerd certificaat geldt.

Een gekwalificeerd certifcaat is:

  • een digitale identiteit op smartcard, usbtoken, hardware security module,
  • persoonsgebonden, op naam van een persoon
  • uitgegeven op basis van een legalisatie (Face to face controle) van de persoon.

Meer informatie kunt je ook lezen in de brochure ‘Elektronisch factureren’ Je kunt deze brochure downloaden.

Vreemd is wel dat ze bij een geavanceerde handtekening verwijzen naar de website van PKIOverheid. De PKIOverheid standaard is vooral bedoeld voor gekwalificeerde certificaten en niet voor geavanceerde certificaten. Een geavanceerd certificaat hoeft niet te voldoen aan de PKIOverheid eisen. Deze certificaten zijn ook eenvoudiger om aan te vragen en te gebruiken.

Aanvullend is er de eis om de facturen 7 jaar te bewaren. Verdere informatie kan je teruglezen in Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht .

Het is eenvoudig uit te rekenen hoeveel je kan besparen. Veel organisaties maken nog geen gebruik van elektronisch factureren aangezien ze bang zijn dat de ontvanger hierdoor slechter gaat betalen of naar de concurrent stapt omdat het een drempel is.

Als je de besparingen die je maakt voor een deel bij je klanten laat terugkomen en je vraagt ze gewoon (Kiezen) of ze het een bezwaar vinden dan denk ik dat niemand er een probleem van zal maken.

Het is vaak een misverstand dat de elektronische facturatie aan consumenten aan dezelfde richtlijnen moet voldoen. Bovenstaande zaken gelden alleen voor de bedrijvenmarkt.

Met behulp van DigiNotar maken al een flink aantal klanten succesvol gebruik van elektronische facturatie.

Elektronisch Factureren en Privacy

Ik las net dat er in Belgie een onderzoek is gestart naar eventuele privacy problemen rondom elektronisch factureren.

De privacycommissie in Belgie heeft een onderzoek geopend naar elektronische facturatie of ‘e-billing’. De vraag is of de factuurgegevens misbruikt kunnen worden voor commerciële doeleinden en of andere personen de elektronische facturenpost kunnen inkijken.

Het onderzoek richt zich meer bepaald op de bedrijven Certipost en Isabel, die e-billing regelen. Het hele systeem dreigt op de helling te komen.

Al honderdduizenden Belgen ontvangen hun telefoon- en elektriciteitsfacturen, bijdragen aan ziekenfondsen of loonfiches niet meer via brief maar via het internet. Er bestaat ook nog heel wat potentieel voor elektronische facturatie. Maar de Belgische privacycommissie ontving ook meerdere vragen van gebruikers.

Ze onderzoekt nu inbreuken op de privacywet, bevestigt Willem Debeuckelaere van de privacycommissie. Zo wordt nagegaan of de factuurgegevens misbruikt kunnen worden voor commerciële doeleinden en of andere personen de elektronische facturenpost kunnen inkijken.

De privacycommissie zal haar onderzoeksdossier doorspelen naar de Europese Commissie om het debat open te trekken naar een internationaal niveau.

Senator Luc Willems (Open VLD) vreest voor misbruiken met ‘het elektronisch facturatiesysteem voor de drie miljoen Belgen die online bankieren’. Hij pleit voor een onafhankelijk platform en vindt gehoor bij minister van consumentenzaken Freya Van den Bossche.

In iedergeval iets waar we in Nederland goed naar moeten kijken. Ook hier zijn verschillende oplossingen die een koppeling leggen met ons internetbankieren.

Elektronisch Factureren verplicht voor overheid?

De afgelopen jaren heeft de Nederlandse regering digitalisering van lokale overheidsorganen sterk gestimuleerd, en niet zonder succes. Zweden loopt op dit gebied echter nog lichtjaren voor, zoals blijkt uit de beslissing om elektronische facturering bij alle overheidsinstellingen verplicht te stellen. Dit verbetert niet alleen het documentmanagement, maar zorgt ook voor een drastische vermindering van het energieverbruik van de overheid. Op deze manier bespaart de Zweedse regering het milieu en belastinggeld van de burger.

Naast aanzienlijke kostenbesparingen heeft digitale facturering een nog grotere invloed op het milieu. Het produceren van één enkele papieren nota kost namelijk evenveel energie als het koken van een ei of het een maand lang laten branden van een lamp van 40 Watt. Aangezien Zweedse overheidsinstellingen in elk jaar 11 miljoen nota’s ontvangen en er zelf 3 miljoen versturen, zal de energiebesparing als gevolg van elektronisch factureren enorm zijn. Daarnaast dragen alle overheidsinstellingen die live gaan tijdens het implementatieprogramma bij aan het behoud van 2000 vierkante meter regenwoud in Ecuador.
Bron: Unit4 Agresso

Nederlandse overheid let’s go!

Website Elektronisch Factureren

Alles gaat tegenwoordig digitaal. Maar het meest voorkomende document in de zakelijke omgeving wordt nog steeds op papier verstuurd: de factuur.

Wettelijk is digitaal factureren al jaren binnen de hele Europese Unie geregeld. Ook buiten Europa bieden de wetten de mogelijkheid om digitaal te factureren. Technisch is ‘alles’ mogelijk. Met standaard software in eigen huis of als service bij derden. De besparing die digitaal factureren oplevert is voor iedereen direct duidelijk.

Maar hoe pak je het nu aan? Wat zíjn de wettelijke en fiscale vereisten? Hoe werkt een elektronische handtekening? Wat betekent het voor de organisatie om de digitale factuur te implementeren?

Ondertekenen.nl geeft ondernemers een totaaloverzicht bieden van alle aspecten die bij digitaal factureren aan de orde komen.

Via de nieuwe website www.ondertekenen.nl krijg je een totaaloverzicht. Een informatieve website over alle facetten die spelen bij digitaal factureren. Vanuit meerdere invalshoeken, omdat elke organisatie in een andere fase van het denk- of implementatieproces kan zitten. Vragen op het gebied van BTW, algemeen juridische wetgeving, technische oplossingen of de aanpak bij het realiseren van een operationeel systeem? Op www.ondertekenen.nl vindt u de antwoorden.

 

Internationaal geaccepteerde standaard voor eFactureren

Het internationale forum van gebruikers /toepassers van ICT van de Verenigde Naties (UN/CEFACT) heeft afgelopen week een internationale standaard voor gegevensuitwisseling voor eFactureren uitgebracht: ‘Cross Industry electronic Invoice’ (CII).

De afhandeling van papieren facturen kosten handenvol geld. De totale kosten worden geschat op 125 miljard dollar in Europa en Noord Amerika. Elektronisch factureren zou deze kosten met maarliefst 40% kunnen reduceren. Toch is 95% van alle facturen in Europa en Noord Amerika nog van papier. Als voornaamste reden hiervoor wordt het gebrek aan een internationale uitwisselingsstandaard voor factureren genoemd. Afspraken (regio- en branche-overschrijdend) over de wijze waarop elektronische facturen opgesteld en uitgewisseld worden, zijn noodzakelijk om te kunnen profiteren van de voordelen van elektronisch factureren, zoals snelheid, accuraatheid en kostenbesparing.

Afgelopen week lanceerde het CEFACT Forum daarom de ‘Cross Industry electronic Invoice (CII)’ die toepasbaar is in bijvoorbeeld de staalbranche, automotive en elektronicaindustrie, handel, douane en andere overheidsinstanties, etc. De CII dekt tevens de vereisten voor BTW aangiftes in EU landen.

De UN/CEFACT CII voorziet niet enkel in standaard XML-schema’s, maar tevens in wereldwijd consistente factureringsprocessen en gegevens die algemeen gebruikt worden over een breed scala aan sectoren.

Bron: UNECE

Einde acceptgiro door elektronische facturatie standaard

Vandaag een artikel in het FD over het feit dat de ABN AMRO, ING en Rabobank samenwerken aan een alternatief op het Internet voor de huidige papieren betaalopdrachten.

Het is idee is dat de consument bij zijn internetbankieren ook de mogelijkheid krijgt om digitaal rekeningen te ontvangen en te betalen.

Twee opmerkingen bij dit papierloze initiatief:

Tarief? 
Het wachten is uiteraard op een aankondiging dat de tarieven voor het papieren acceptgiro proces buiten proporties verhoogd worden, zodat iedereen (Consument en bedrijven) noodgedwongen over gaan op de papierloze variant. Het zou leuk zijn als er ook eens op basis van een beloning geprobeerd wordt mensen over te halen naar het papierloze proces (minder betalen als je het digitaal doet). Blijkbaar zijn we gevoeliger voor “strafmaatregelen” dan een beloningstructuur. Op deze manier zijn alle papierloze lusten te vaak alleen gunstig voor de bedrijven en banken (600mln) en niet voor de consument. Argumenten als “Je merkt het later in de prijs van bijvoorbeeld je energierekening”geloof ik niet in.

Ik ben wel benieuwd hoe de consument straks omgaat met zijn persoonlijke digitale archief en de vereiste om de administratie zeven jaar te bewaren. Je totale digitale archief bestaat tenslotte uit meer dan alleen je digitale nota’s en waar ga je dat bewaren?  

Bedrijvenbedrijven facturatie
Voor bedrijvenbedrijven is de standaard elektronische facturatie, die de banken opstellen een goede ontwikkeling. Niet direct om aan te sluiten bij de veelal nog beperkte functionaliteit van het bedrijfs internetbankieren alswel om  dezelfde standaard te hanteren voor het uitwisselen van elektronische facturen tussen de bedrijven onderling. 

In het artikel geeft rabobank aan dat het papiergebruik jaarlijks 10-15% daalt, mede door de introductie van internetbankieren. Dat spreekt papierloos.nl natuurlijk aan.

Elektronisch Factureren, geen woorden maar daden

Steeds meer organisaties praten over het elektronisch versturen van hun factureren. Een recent onderzoek van CMG blijkt dat binnen drie jaar vijftig tot zeventig procent van de Nederlandse grootbedrijven ontvangen facturen elektronisch verwerken (e-Invoicing). Een volledig gemanaged elektronisch factureringsproces (ontvangst, goedkeuring, betaling en archivering) kan leiden tot een kostenbesparing van tachtig procent, zo blijkt uit het onderzoek. Het kost tussen de EUR 15 en EUR 30 om een papieren factuur te verwerken.

Wat wij constateren is dat inderdaad veel bedrijven bezig zijn met het automatiseren van de binnenkomende facturen. Er gebeurt echter nog weinig op het gebied van facturen elektronisch verzenden.

 Volgens mij is het een noodzaak dat bedrijven facturen elektronisch gaan versturen willen ze tot de 50-70% gaan komen voor verwerking.

Recent stond er een duidelijk artikel over de ontwikkelingen die banken doormaken op dit gebied.

Zoals wellicht bekend is het belangrijk dat een elektronische factuur voldoet aan de richtlijnen van de Belastingdienst. Hierbij is het noodzakelijk dat de factuur is voorzien van een elektronische handtekening en minimaal 7 jaar gearchiveerd wordt.