Archive for the 'Elektronische Handtekening' Category

Hoe bewaar ik mijn digitale handtekening?

De geschreven handtekening op papier is voor iedereen een bekend begrip. Door de digitalisering van de samenleving zijn steeds meer documenten digitaal waardoor het gebruik van een elektronische handtekening ‘voor de hand’ ligt. De elektronische handtekening is dan ook bedoeld als digitale evenknie van de geschreven handtekening.

Bijgaand artikel schetst op een goede en uitgebreide wijze een aantal ontwikkelingen rondom het gebruik van de digitale handtekening en enkele praktische zaken, onder andere rond het behoud van de juridische waarde van dergelijke documenten.

Maandblad_ELEMENT_Okt2011_Artikel_Getekend_voor_het_leven_EJvanNigtevecht

Kosten besparen met de elektronische handtekening in de bouw

Deze maand stond er in de computable een artikel over de mogelijkheden om kosten te besparen in de bouw door gebruik te maken van een elektronische handtekening.

Hierbij werd verwezen naar een Amerikaans rapport dat in mei 2012 is gepubliceerd met praktijkvoorbeelden hoe je dit in de bouw kunt toepassen.

Fiatech is een breed gedragen studiegroep en platform voor het bevorderen van vernieuwende technologie in bedrijfsprocessen. Het rapport ‘Regulatory Streamlining Committee’ moet werken als een ‘wake-up call’ voor de gehele bouwsector.

Het gebruik van digitale handtekeningen blijft echter nog te vaak achterwege. Dat is jammer, constateert Fiatech, want daarmee laten de bedrijven ook makkelijke besparingen liggen. Digitale handtekeningen bieden veel voordelen voor organisaties binnen sectoren, waar veel wettelijke, bestuurlijke of procedurele goedkeuringsprocessen zijn vereist.

‘Wie slim werkt, ondertekent zijn bouwtekeningen en andere ontwerp- en berekeningsdocumenten digitaal‘, zegt Marla Schuchman, voorzitter van de Fiatech-studiegroep. ‘Dit rapport geeft in eenvoudige taal en met sprekende voorbeelden weer hoe bedrijven hun efficiency kunnen vergroten en kosten kunnen verminderen.’ De publicatie van Fiatech is behalve voor de hele bouwsector ook van belang voor toezichthouders op regelgeving in de sector.

 

 

Koopakten en elektronische handtekening

Makelaarsorganisatie Woningadviseurs is de eerste makelaar in Nederland die start met het digitaal ondertekenen van koopakten en andere documenten. Vorige week werden de eerste aktes digitaal ondertekend door kopers en verkopers. Tot nu toe moesten koper en verkoper altijd fysiek aanwezig zijn om de handtekening te zetten op de akte.

Snel en milieuvriendelijk
Nu digitaal ondertekenen een mogelijkheid is kunnen akten zonder onnodige vertraging gepasseerd worden, ook als een van de partijen in het buitenland is bijvoorbeeld. Het digitaal ondertekenen scheelt niet alleen tijd maar ook papier en is daarom milieuvriendelijk. Een logische stap van Woningadviseurs op weg naar een volledig papierloos makelaarskantoor. Voor het inplannen van de afspraken rondom de koopakte wordt het voor de makelaar eenvoudiger. Iedereen is druk en vaak is het lastig om alle partijen op een bepaald moment rond de tafel te krijgen. Betrokkenen kunnen op de computer thuis of op het werk de handtekening plaatsen.

 

PADES een nieuwe standaard

Twee weken geleden heeft ETSI de nieuwe PADES standaard geintroduceerd.

Volgens deze standaard is het mogelijk om juridisch rechtsgeldige handtekeningen te zetten op basis van het PDF document formaat. Ondanks dat PDF handtekeningen al veel gebruikt worden, ontbrak het nog aan een officiële standaard.

De standaard is te downloaden op de site van ETSI

Adobe heeft meegewerkt aan de ontwikkeling van deze standaard. Naast PDF is er ook de XADES standaard (XML) en CADES standaard voor Cryptomatic. Een detail whitepaper over de ADES standaard is te vinden op de site van Adobe

Artikel in Trouw over papierloos werken

25 maart stond er in Trouw een leuk artikel “Het papierloze kantoor is veiliger, sneller en groener” over de voortgang in het papierloos werken bij de grotere organisaties. Ondanks de langzame start zie je dat steeds meer organisaties de weg naar het papierloze tijdperk weten te vinden.

De kredietcrisis kan hierbij een belangrijke katalysator zijn omdat hierdoor kosten besparen en duurzaam ondernemen hoog op de agenda staan.

Ik had nog even contact met Maaike Bezemer van Trouw om een aantal van de ontwikkelingen toe te lichten.

Niveau elektronische handtekening afgekeurd in rechtzaak

Bijgaand een uitspraak van een rechter in Amerika, waarbij het niveau van de elektronische handtekening niet wordt goedgekeurd en daarmee geen rechtsgeldige handtekening is gerealiseerd.

In deze casus ging het om een medewerker die een elektronische handtekening had geplaatst op een intern document op basis van een gebruikersnaam/ wachtwoord dat uitgegeven was door het bedrijf van de medewerker.

Bij het vaststellen van het niveau van de elektronische handtekening kijkt de rechter naar de betrouwbaarheid van het proces van identificatie. In dit geval is het proces van identificatie het uitreiken van een interne gebruikersnaam en wachtwoord aan de medewerker. De rechter vond dat het bedrijf niet genoeg maatregelen had getroffen om de intranet wachtwoorden af te schermen en alleen de geautoriseerde medewerker toegang te geven. Ook systeembeheerders hadden immers de handtekening kunnen plaatsen.

Bij het realiseren van de elektronische handtekening is het belangrijk om het proces van identificatie zo betrouwbaar mogelijk in te richten.

Ik denk dat er nog veel van dergelijke zaken zullen volgen in de toekomst.

Crisis is stimulans voor papierloos werken

Door de crisis zijn veel organisaties gedwongen om anders te gaan werken en kosten te besparen.

Samen met het personeel vinden brainstormsessies plaats hoe en met welke projecten de crisis te bezweren. Zo ook de coalitie.

In veel gevallen staat het thema “papierloos” hoog op de agenda.

Projecten die het gebruik van papier in een waardeketen beperken zijn waardevolle projecten aangezien ze vaak:
– Voordeel en gemak opleveren voor de gebruikers
– Op de korte termijn kosten kunnen besparen (Verzendkosten, personeel, snellere verwerking, opslag)
– Ze maatschappelijk verantwoord zijn en bijdragen aan innovatie.

Het vrijgeven van de mogelijkheid voor elektronisch factureren is hier een voorbeeld van, maar tal van organisaties gaan bijvoorbeeld contracten en orders elektronisch verwerken.

Om voor 100% papierloos te werken is het wel vaak van belang om ook de papieren handtekening te vervangen door een elektronische handtekening.

Testen geavanceerde elekronische handtekening door ETSI

 In de periode van 16-22 februari organiseert ETSI een interoperabiliteit test voor de geavanceerde handtekening. Leveranciers van elektronische handtekening producten testen hierbij de samenwerking tussen de verschillende ondertekeningsproducten en of deze voldoen aan de technische standaarden:

XAdES & CAdES

Doel van deze testen is te zorgen dat elektronisch getekende documenten op een eenvoudige wijze uit te wisselen zijn tussen bedrijven onderling.

Binnen deze standaarden worden elementen gedefinieerd als:

  • Onafhankelijk tijdstip van ondertekening
  • Geldigheid en vertrouwensniveau van de identiteit bij ondertekening
  • Archiveren van de handtekening

Advanced Electronic Signature Tests

Elektronische handtekening met XML of PDF?

Met de opkomst van de Digitale Polis, Elektronisch factureren en andere elektronische documenten waarbij een elektronisch handtekening vereist is, stellen veel organisaties de vraag welk formaat ze moeten hanteren.

Op dit moment zijn er twee logische documentformaten waarop een elektronische handtekening toegepast kan worden, XML en PDF. Dit omdat deze twee formaten genoemd worden in de archief wetgeving en de standaarden rondom elektronische handtekening voor XML en PDF het best beschreven zijn. Hier een aantal voorbeelden van een getekende XML of PDF

De keuze voor PDF of XML is eenvoudig te maken en hangt sterk samen met de toepassing.

Wanneer XML Signing?

  • Automatische communicatie tussen organisaties onderling, waarbij automatische verwerking van de data mogelijk moet zijn. Dus bijvoorbeeld Leverancier A stuurt een getekende XML naar Klant B die de gegevens automatisch verwerkt in zijn back-office system. Dit is met PDF lastig.
  • Het plaatsen van een handtekening op een webportaal kan ook via XML, aangezien de dienstverlener dan op basis van een stylesheet de presentatie van de XML aan de eindgebruiker kan verzorgen.

Wanneer PDF Signing?

  • De organisatie stuurt een getekend document naar de eindgebruiker, bijvoorbeeld een factuur of polis, ter informatie en bevestiging. De eindgebruiker kan dit document eenvoudig bekijken met een PDF viewer, die op alle desktops beschikbaar is. De PDF viewer gaat ook goed om met het valideren van de digitale handtekening en geeft een melding aan de eindgebruiker als er problemen zijn.

Bijgaand een beschrijving van Adobe hoe je het beste kunt omgaan met het accepteren van een PDF handtekening bij de eindgebruiker.

Uiteraard is het ook mogelijk om beide formaten te hanteren per transactie. Je stuurt een getekende PDF naar de eindgebruiker ter bevestiging en de getekende XML stuur je door naar een ketenpartner om automatisch te verwerken.

Elektronische handtekening en zijn context

Vandaag las ik een goed verhaal van Bruce Schneier over het gebruik van de “fax handtekening” en het feit dat deze nog altijd door veel organisaties en personen gebruikt wordt.  Het artikel geeft een prachtig voorbeeld waarom de context van het zetten van een handtekening essentieel is.

Ik denk dat iedereen wel eens een bestelling of ander type document waar een handtekening vereist is over de fax heeft verstuurd. Dit terwijl het kinderlijk eenvoudig is om een dergelijke handtekening te kopiëren. Veel mensen hebben zelfs een ingescand plaatje van hun handtekening, zodat ze direct vanachter de PC kunnen faxen. Toch gaat het gebruik binnen zijn context toch vaak zonder problemen.

In vergelijking met de elektronische handtekening speelt hier hetzelfde fenomeen. De zwaarte en gebruik van een elektronische handtekening  is sterk afhankelijk van zijn context.

Afhankelijk van de toepassing is het belangrijk om te kijken welk niveau van elektronische handtekening gewenst is. Is het mogelijk om een elektronische handtekening op basis van een username, wachtwoord of is een PKIOverheid handtekening gewenst. Uiteraard is in veel gevallen het risico van de transactie een belangrijke graadmeter.

In dit kader verscheen er 12 juni een artikel in het FD over het toepassen van een elektronische handtekening op een elektronische factuur. De auteurs pleiten ervoor dat een simpele PDF ook als rechtsgeldige factuur aangemerkt kan worden.  Persoonlijk denk ik dat de manier van elektronische ondertekening op facturen eenvoudiger moet, maar dat het weglaten een brug te ver gaat.

Primair aandachtspunt is het opnemen van de functionaliteit in de bestaande facturatie en andere financiele pakketen. De praktijk is dat veel softwareleveranciers nog zeer traag zijn met het inbouwen van deze oplossing.